社内スタッフ間で情報共有・促進
ネット上でメンバー同士の情報共有を図って、グループワークを効率的に進めたい。
グループウェアと呼ばれるアプリケーションは、そういったグループ（メンバー）間の情報共有を実現するためのツールです。
レンタルサーバーの中には、このグループウェアを標準・又は有料で装備されているところがいくつかでてきています。
ホームページ公開のためだけでなく、あわせてこういった情報共有ツールを使いメンバー・グループ間での活動・コミュニケーションアップに活用されると、より一層のレンタルサーバー活用にもなりますね。
- メンバー間でのコミュニケーションの迅速化
- グループウェアでは、他のメンバーのスケジュールを相互に参照することができるので、内線電話で尋ねたり、メールで問い合わせたりしてスケジュール調整を行うといった手間を省き、予め空いている日時を指定して同行依頼通知などを簡単に行うことができたりします。
- 個々人が持つ情報を共有化
- 個々人がそれぞれ得た情報や知識も、社内・グループで共有することで一層の業務強化や改善につなげれます。そんなときに一度の入力で社内・メンバー全員で気軽にそれら情報や知識を閲覧することができるわけです。
- 情報へのアクセス場所を選ばない
- レンタルサーバー内にグループウェアをセットしておけば、社内PCからは勿論、社内スタッフの携帯電話からもアクセスが可能です。従来の紙に落とした情報交換や時間調整などで手間暇かけた会議の場だけでは難しかった迅速な情報伝達が行えます。
※携帯電話でのアクセスが可能なグループウェアは一部のみ。 - グループ内のメンバー間および外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、
- メンバー間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行なうための電子会議室機能、
- メンバー間のリアルタイムな打ち合わせに利用されるチャット機能、
- グループ全体に広報を行なう電子掲示板機能、
- メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能
- アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書共有機能
- 稟議書など複数のメンバーで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー機能などがあります。
- （グループウェアの主な機能としては）